• 第2回評議委員会
• 第1回評議委員会
• 第1回利用促進委員会

会　長：坂井信彦
評議員：青木勝敏、尾嶋正治、篭島靖、坂田誠、大門寛、高原淳、田代孝二、中井泉、
　　　　松井純爾、渡辺巌
幹　事：久保田佳基､黒岩芳弘、佐々木聡、高橋敏男、西堀英治、沼子千弥
事務局：牧田知子、平野志津

資料１：第1回評議員会議事録（案）
資料２：SPring-8利用者懇談会会則（案）および細則（案）
資料３：SPring-8利用者懇談会会則、細則、内規
回収資料：会費未納者リスト
資料４：平成20年10月28日現在の会員状況および会員登録書
資料５：次期会長選挙および評議員選挙日程について
資料６：10周年記念出版の状況
資料７：合同シンポジウムについて
資料８：第1期研究会の「研究会報告」への掲載状況
資料９：Web名簿見積書
資料10：利用促進委員会および研究会活動報告について

１．資料の確認を行った。

２．出席が10名、委任状６通で評議員会の成立を確認した。

３．議長として、松井委員が選出された。

４．庶務幹事から第1回評議員会議事録（案）が提案され、評議員によりこれが承認された（資料１）。

５．会費未納者の退会に関する規程について、会長から提案があった。（資料２・３，回収資料）
　会則改定案については、資料2のとおり承認された。細則について、第一章に以下の条項を加えることを承認した。

　　細則　第一章　
　第３条　３年を超える会費未納者は本会を退会したものとみなされ、会員資格を失う。
　第４条　再入会にあたっては、会費未納分（最大３年分）を納付することとする。

　この規約改正に関して、以下のような議論があった。

　　会費納入は、現在は銀行引き落としのみを事務局から案内しているが、以前は、郵便振り込みと銀行引き落としのいずれかを選択することができた。今回議論の対象としている会費未納者は、銀行引き落としにしていない会員である。今後は、会費納入方法を銀行引き落としのみに、一本化した方がいいのではないか。また、会費滞納により退会した会員が再登録する場合には、最大未納３年分の会費（6,000円）を納入すれば復帰できることが提案され、承認された。

６．庶務幹事から、会員登録希望者および退会希望者の報告があり、入会希望者を承認した。（資料４、会員登録書）。

７．庶務幹事から、次期会長選挙および評議員選挙日程について提案があった（資料５）。
会長・来期評議員（半数改選）候補者の推薦を行うために必要な会員のWeb名簿が開示される11/14から、放射光学会・合同シンポジウムにおいて開催される総会までの期間で、会長・評議員候補者推薦の予備選挙、候補者とりまとめ、投票、開票、総会での新会長紹介までを行う手順について説明があった。これに伴い、会長による選挙管理委員長の指名と選挙管理委員会（選挙管理委員３名）を組織することを確認した。

８．１０周年記念出版の進捗状況について、会長より説明があった（資料６）。
　３５研究会のうち、未提出が７件で、そのうち２研究会は辞退という報告があった。これに対して、できるだけ寄稿していただけるよう要請することとした。
　また、元・前利用懇談会会長からの2件の寄稿、「XFELの展望について」（未寄稿）、「利用者懇談会の将来展望」（未寄稿）、「顧問からの感想・提言」（未寄稿）および出版は年度内を予定している旨の報告があった。
　また、この１０周年記念出版の配布についてどのように扱うか、評議員より問題提議があり、議論した。
　冊子の配布は研究会の代表・副代表、利用促進委員、評議員について行うが、それ以上の枠については、今後検討し、会員への情報提供の方法としても、Webでの公開（会員のみ閲覧可能にするようにパスワード管理する）や会員としての利益としての配送方法を検討する。

９．平成20年度　放射光学会・合同シンポジウムについて、行事幹事より報告があった（資料７）。本年度の放射光学会・合同シンポジウムは平成21年1月9日〜12日にかけて東京大学において開催され、SPring-8利用者懇談会の総会は1月9日14:00〜15:00に小柴ホールにおいて行われる予定である。
  また、総会前の13:00〜14:00に第４会議室において第３回評議員会を行う。

１０．編集幹事に代わり黒岩庶務幹事より、利用者情報誌への第１期研究会の「研究会報告」の掲載状況について、報告があった（資料８）。
　現時点でのSPring-8利用者情報「研究会報告」への掲載状況は、３４研究会中２１件であるが、利用者情報の発行回数が従来の年６回から年４回に縮小されたため、現時点で第２期研究会の報告まで至っていない。利用者情報の「研究会報告」の計画は、利用懇、特に各研究会の活動方針や状況、研究成果等を報告し、各研究会のSPring-8利用技術の発表およびSPring-8利用研究の推進・高度化を目指す目的であり、できるだけ新しい情報を掲載することが望ましいことから、第１期と第２期の研究会活動の報告についてバランスをとりながら、掲載の順序について検討を行うことが提案された。
　 また、第２期の各研究会に対しては、活動状況などを利用者情報へ２〜３年に１回程度で掲載することを奨励することとした。

１１．広報幹事より、会員名簿のWeb掲載と利用懇のHPの状況について報告があった（資料９）。
　会長・評議員選挙に間に合うよう、Web名簿のデータ更新作業を事務局の全面的な協力を得て進めており、Web名簿は１１月中旬に公開を予定している。Web名簿のシステム開発費として、1,522,500円を計上しており、その後の年間維持費は約20万円であるとの報告があった。
　　また、年度毎でのパスワードの更新は行わないこととした。現在、利用懇のWebから、各研究会の設立趣旨等を閲覧できるよう更新した。

１２．　利用促進委員会および研究活動について、利用幹事と利用促進委員会委員長から報告があった（資料１０。）
　平成２０年度SPring-8利用者懇談会第１回利用促進委員会委員について報告があった。また、第２期研究会に対して、平成20年9月29日付けで新規設置申請があり、これをメール審議にて承認したとの報告があった。ただし、すでに今年度の研究活動費配分が決定されているため、当該研究会について今年度は活動費の分担を行わないこととした。また、第２期研究会開催状況についての報告があった。

１３．その他
　これまでは、退会者に対して、会費未納分を請求していなかったが、今後どのようにするかについての議論があった。
　平成２０年度はこのまま、退会を認め、未納分を請求しないこととすることが提案された。自動退会についてはメール審議により評議員会の承認を得たので、続いて、自己申告による退会を今後検討することとした。

１．10周年記念出版の現状について、会長から説明があった。（資料６）

２．幹事報告
（１）合同シンポジウム期間での総会開催について、（行事幹事、庶務幹事）（資料７）
（２）第一期研究会の利用者情報誌の「研究会報告」への掲載状況について、鳥海編集幹事に代わり、黒岩庶務幹事より報告があった。Web名簿について（広報幹事、会計幹事）（資料８）
（３）利用促進委員会報告、研究会活動報告（新設研究会、SPring-8シンポ同期開催の研究会）（利用幹事）（資料９）

３．その他

以上

１．平成２０年度利用者懇談会評議員の確認を行った（資料１，２）。

２．平成１９年度第４回幹事会と第３回評議員会の議事録を確認した（資料３）。

３．入会者と退会者の承認を行った。
事務局より、平成２０年４月２３日現在の会員状況について報告があった（資料４）。
現在会員数は１，４６８名であり、平成１９年１１月２１日以降の入会者が１８名、退会者が６８名であったことが報告された。入会者に関しては新研究会編成に伴う入会が多かったのではないかとコメントがあった。

４．平成２０年度活動計画に関して、会長より説明があった（資料５）。
　(1)利用促進委員会で第二期研究会活動の推進を行う。
　(2)本年度はSPring-8シンポジウムが10月末、東京　日本科学未来館で開催される。
　　　行事幹事が実行委員会へ参画する。
　(3)放射光学会・合同シンポジウムが平成21年1月に東大本郷キャンパスで開催される。
　　　行事幹事が実行委員会へ参画する。
　(4)SPring-8 10周年に連動して利用者懇談会の記念出版の提案があった。企画編集は幹事会で行う。
　(5)会員名簿のHP掲載に関して、広報幹事とともに検討を行っている。
　(6)会費長期未納者に対する自動退会を会則に盛り込むことについて、検討を行っている（資料１２）。
　　　これは総会の審議事項であるので、総会が開催される放射光学会・合同シンポジウムまでに検討を行う。
　(7)次期会長選挙と評議員半数改選についてのスケジュールについて、例年の進行を考慮し設定する。

５．高原利用促進委員会委員長より、平成１９年度第３回利用促進委員会の議事録と、第二期研究会、平成２０年度利用促進委員会委員に関する報告があった。（資料６，７，８）
第二期の研究会は継続３２、新規２の計３４となった。今回の研究会の所属する研究分野について再構成を行い、それぞれの担当の評議員を、利用促進委員会会長と利用幹事が検討した。

６．会計幹事より、平成１８年度利用者懇談会決算の訂正と平成１９年度利用者懇談会決算、平成２０年度利用者懇談会予算について報告があった（資料９）。
特に平成２０年度予算について、会員名簿のWeb化移行に伴う経費が盛り込まれていることが大きな変更点として説明された。

７．会長より、SPring-8シンポジウムに関する代表打ち合わせについて報告があった（資料１０）。
SPring-8シンポジウムは、施設側が現状報告、利用者側が各研究会の活動状況について報告する唯一の場となっており、SPring-8の高度化について、施設とユーザーの間で活発な議論が交わされることが理想的である。より多くのユーザーにシンポジウムへの参加を促すために、東京や大阪等での開催も検討してみるべきではないか、との意見があり、本年度のシンポジウムはその試みとして日本科学未来館での開催とした。

８．広報幹事より、会員名簿のWeb化について報告があった（資料１１）。システムの構築に初期費用として１５７万円程度必要となる。Web化の準備が整い次第、会員にアクセスのIDとパスワードを郵送し、名簿にアクセスできるように作業を行っていく。会員のパスワードは毎年更新する。

９．その他
　本年度のSPring-8の新しい組織体制について説明があった。また、運営交付金が大きく削減され、利用者懇談会の活動予算についても非常に厳しくなってきているとの報告があった。本年度は昨年程度の研究会活動の予算を組んでいるが、来年以降は検討が必要であること、本年度は総会を放射光学会・合同シンポジウムで行うため、例年行っている総会出席者への旅費の補助は行わないことなどが議論された。

以上

１．利用促進委員会について（資料１）
　坂井会長より利用促進委員会の役割、位置づけについて説明された。

２．委員の確認（評議員会からの委員、利用幹事の紹介）（資料２）

３．第一期研究会活動状況の報告（資料３、４）
・研究会活動報告書の提出がなく、記録上、会合が行われていないように見える研究会がある。旅費補助を受けたか否かに関わらず、報告書を提出していただくよう第一期研究会に改めて要請することとなった。
・３月末に、第一期研究会活動報告の提出依頼しており、すでに２研究会から提出があった。提出期限は平成20年7月31日である。
・研究分野代表および利用促進委員会が行う総括の内容について検討しておくことになった。

４．第二期研究会について（資料５）
4月24日の評議員会において、申請された34研究会すべての設置が承認された。各研究会へは、本委員会の報告とともに通知する。

５．平成20年度の研究会活動への旅費支給について（資料６、７）
今年度の交付金は大幅に削減されたが、施設側の利用者懇談会へのご理解と、総会出席者への旅費補助分を研究会補助に回すことにより，昨年度より若干減の予算額で配分することができる。昨年度同様、ａ×Ｎ＋ｂ［万円］（Ｎは構成員数、ａ、ｂは比例定数）の式により研究会構成員数に応じた配分をする。以上に基づき計算された研究会補助配分案が示され、原案どおり承認された。なお、今年度の総会は1月の合同シンポジウムに合わせて開催し、総会出席者への旅費補助は行わない予定である。

６．SPring-8シンポジウムにおける研究会の開催（資料８）
・会長より、今年度のSPring-8シンポジウムは、東京で開催する可能性があるとの報告があった。
・シンポジウムに合わせて研究会を開催するなら、会場の確保が必要である。可能な限り、委員会から研究会開催可能な日程などの情報を案内した方が良いとの意見があった。

７．10周年記念出版「SPring-8における近未来の利用研究の展望」の編集方針について（資料９）
・利用者懇談会10周年を記念して記念誌を出版する。編集委員会は幹事会メンバーで組織する。
・発足以来これまで10年の研究成果についてはSPring-8 Research Frontiersに掲載されているので、この記念誌では、今後10年の利用研究や高度化についての展望を取りまとめていただくこととしたい。それらは原則として各研究会が、関連する研究についてそれぞれ取りまとめ提出いただく。研究会からの提出期限は9月末日とし、年度内に冊子として編纂、出版する予定である。

以上